segunda-feira, 18 de junho de 2018

Reuniões de equipa: instrumentos eficazes, quando assim se quer...


Profissional e associativamente, já frequentei diversas formações cujo objectivo era dotar-nos de ferramentas para o desafio constante da comunicação, motivação e valorização da equipa. Normalmente, é nos solicitada a participação em exercícios que nos obrigam a sair da nossa zona de conforto e deste modo termos a experiência de estar na pele do outro. A determinado momento, este tipo de exercício, ainda que em contexto de formação, torna-se repetitivo, pois percebemos que no contexto quotidiano nem sempre faz sentido. Estes são realizados num ambiente artificial e idealizado de formação. No dia a dia, em que é necessário por vezes dar resposta a situações desconfortáveis torna-se contraproducente retirar alguém da sua zona de conforto
Ao longo dos anos e a cada experiência, passei a valorizar as reuniões regulares de trabalho como elemento de coesão mais eficaz do que os ditos exercícios praticados em contexto de formação. Estas são ferramentas que, bem utilizadas, são mais eficazes e menos intrusivas. Claro que há quem não tenha esta percepção e menospreze o valor coesivo, originando os habituais comentários: “fazem reuniões a mais”, “as reuniões não adiantam nada” e “não se faz nada do que se decide em reunião”, entre outras.
Ora bem, para fazer uma reunião produtiva, há que saber organiza-la e geri-la. Primeiro, há que saber o que quer de determinada reunião, qual o seu objectivo principal. É uma reunião para partilha de informação e experiências ou é para tomada de decisões? Quem modera, quem partilha a informação e quem toma as decisões? Há necessidade de reuniões de acompanhamento posterior? Quem fica responsável? O que se faz com a informação partilhada ou com as decisões tomadas? Que tarefas são necessárias realizar, que prioridade para as mesmas, quem as realiza? Tudo isto e muito mais, são temas de debate e resolução em sede de reunião. Quanto mais uma reunião for previamente organizada, mais resultados dai advirão e, eventualmente, menos necessidade de reunir extemporaneamente.
A verdade é que há muitas pessoas que não sabem ou não querem organizar devidamente uma reunião. A quem não sabe, sugiro tão simplesmente a utilização e adaptação da minuta de reunião do Word. Com a pratica, vão-se limando detalhes referentes às necessidades especificas da nossa organização e/ou projecto. Já para quem não quer, a questão torna-se mais complexa. Porque o problema maior de uma reunião bem estruturada e devidamente conduzida é que vai gerar resultados e, por vezes, a prossecução desses resultados só é desejável em papel. Na prática, obrigará a agir o que coloca determinadas pessoas perante a sua impotência hierárquica ou revelará a sua inadequação ao papel atribuído.
É complicado!
Daniel Rueda & Anna Devis

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