Profissional e
associativamente, já frequentei diversas formações cujo objectivo era dotar-nos
de ferramentas para o desafio constante da comunicação, motivação e valorização
da equipa. Normalmente, é nos solicitada a participação em exercícios que nos
obrigam a sair da nossa zona de conforto e deste modo termos a experiência de
estar na pele do outro. A determinado momento, este tipo de exercício, ainda
que em contexto de formação, torna-se repetitivo, pois percebemos que no contexto
quotidiano nem sempre faz sentido. Estes são realizados num ambiente artificial
e idealizado de formação. No dia a dia, em que é necessário por vezes dar
resposta a situações desconfortáveis torna-se contraproducente retirar alguém
da sua zona de conforto
Ao longo dos
anos e a cada experiência, passei a valorizar as reuniões regulares de trabalho
como elemento de coesão mais eficaz do que os ditos exercícios praticados em
contexto de formação. Estas são ferramentas que, bem utilizadas, são mais
eficazes e menos intrusivas. Claro que há quem não tenha esta percepção e
menospreze o valor coesivo, originando os habituais comentários: “fazem
reuniões a mais”, “as reuniões não adiantam nada” e “não se faz nada do que se
decide em reunião”, entre outras.
Ora bem, para
fazer uma reunião produtiva, há que saber organiza-la e geri-la. Primeiro, há
que saber o que quer de determinada reunião, qual o seu objectivo principal. É
uma reunião para partilha de informação e experiências ou é para tomada de
decisões? Quem modera, quem partilha a informação e quem toma as decisões? Há
necessidade de reuniões de acompanhamento posterior? Quem fica responsável? O
que se faz com a informação partilhada ou com as decisões tomadas? Que tarefas
são necessárias realizar, que prioridade para as mesmas, quem as realiza? Tudo
isto e muito mais, são temas de debate e resolução em sede de reunião. Quanto
mais uma reunião for previamente organizada, mais resultados dai advirão e,
eventualmente, menos necessidade de reunir extemporaneamente.
A verdade é que
há muitas pessoas que não sabem ou não querem organizar devidamente uma
reunião. A quem não sabe, sugiro tão simplesmente a utilização e adaptação da
minuta de reunião do Word. Com a pratica, vão-se limando detalhes referentes às
necessidades especificas da nossa organização e/ou projecto. Já para quem não
quer, a questão torna-se mais complexa. Porque o problema maior de uma reunião
bem estruturada e devidamente conduzida é que vai gerar resultados e, por
vezes, a prossecução desses resultados só é desejável em papel. Na prática,
obrigará a agir o que coloca determinadas pessoas perante a sua impotência
hierárquica ou revelará a sua inadequação ao papel atribuído.
É complicado!
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| Daniel Rueda & Anna Devis |
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